Автоматическая подстановка данных из документа 1с. Автоматическая подстановка цены в документ при выборе номенклатуры

/
Бухгалтерия для Украины /
Работа с документами, справочниками и отчетами

Как установить основную организацию для подстановки в документы

В этом разделе описывается порядок установки основной организации для автоматической подстановки в новые документы.

Установка из справочника

В справочнике организаций (меню "Предприятие" - "Организации") основная организация выделяется жирным шрифтом. Это означает, что при создании новых документов она будет подставляться автоматически.

Чтобы сделать основной другую организацию, необходимо выделить эту организацию в списке и нажать на кнопку Установить основной в командной панели.

СоЕеть Код Преоикс Наименование л ш 00000001 до Добро 000000001 ДБ До5ро5ут 00000006 ДУ До ста е ка и установка 00000005 НФ Национальная С0000001 ншо Наша орпамзащя" width="757" height="216" border="0">

ПРИМЕЧАНИЕ
Основная организация сохраняется в настройках пользователя. Для каждого пользователя основная организация указывается индивидуально.

Отбор документов по основной организации

В настройках пользователя (меню "Сервис" - " Настройки пользователя ") можно установить режим автоматического отбора документов по основной организации. Это означает, что во всех журналах и списках документов будут отображаться только документы основной организации.

Отбором документов в журналах управляет флаг Учет по всем организациям . Когда он установлен, в журналах отображаются документы по всем организациям. Когда флаг снят, в журналах отображаются только документы по основной организации.

При необходимости основную организацию можно поменять прямо в настройках пользователя в группе "Основные значения для подстановки в документы и справочники".

Очень часто, во время работы в программе 1С, бывает нужно быстро ввести несколько документов или добавить новые объекты в справочники (вид номенклатуры, организация, склад, касса и т.д.). При этом не у всех есть понимание, того как можно автоматизировать ввод основных значений, так, чтобы при создании сразу подставлялись в поля нужные значения. О том, как это сделать я расскажу в этой статье.
В программе 1С существуют механизмы, которые позволяют быстро заполнить значения реквизитов в документах и справочниках. По действию их можно разделить на следующие виды:

• Подстановка единственного значения
• Подстановка значения по отбору
• Заполнение реквизитов по статистике
• Подстановка ранее введенных реквизитов
• Подстановка значений по шаблону
• Ввод нового документа копированием

Подстановка единственного значения на который у пользователя есть права.

Допустим, в вашей организации есть три склада, они введены в базу. При этом менеджеру разрешено продавать товар только с какого-то одного. При создании нового документа этот склад будет подставляться автоматически. Это работает на основе установленных прав доступа у пользователя. То есть, выключая права на объекты, с которыми пользователь не работает, можно автоматизировать ввод данных.

Подстановка значения по отбору, указанному в форме списка.

Если в списке установлен отбор по какому-то реквизиту (касса, банковский счет, склад), то этот реквизит будет автоматически заполнен в новом документе. Например, вы в форме списка документов РКО устанавливаете отбор по кассе. При оформлении нового платежного документа из списка будет автоматически взята информация о выбранной кассе. И так как, для кассы указана организация, то будет автоматически заполнена информация об организации. Использовать отборы можно в любом списке документов.

Заполнение реквизитов по статистике.

Программа 1С ведет статистику ввода основных значений по каждому пользователю. В случае, если вы два раза ввели при создании нового документа одинаковые организацию, подразделение, склад, хозяйственную операцию и т.д., программа будет анализировать последние введенные значения. Таким образом, алгоритм заполнения по статистике автоматически «подстраивается» под каждого пользователя.
Если пользователь нарушает в новом документе эту цепочку, то программа это поймет и начнет подставлять через некоторое время новые значения, но в первом таком документе значения подставлены не будут.
Заполнение ранее введенных реквизитов при выборе значения другого реквизита возможно в случае если выбирается, например торговое соглашение или договор, где заполнены все основные поля (склад, график оплаты, цены и т.д.). При указании соглашения или договора в документе реквизиты будут заполнены по следующим правилам:

будут заполнены все те данные, которые были определены в соглашении или договоре;

если в соглашении или договоре не было указано какое-либо значение (например, подразделение), то это значение будет заполнено в соответствии со статистикой. Если при вводе нового документа значения были заполнены в соответствии со статистикой, то они будут перезаполнены, если они определены в соглашении или договоре.

Подстановка значений по шаблону.

Обратите внимание, когда создается новый вид номенклатуры, то можно указать значения по умолчанию, которые будут подставляется в новые объекты. При оформлении новой позиции номенклатуры данного вида эти значения будут подставляться автоматически. Еще одним примером может служить автоматическая подстановка информации о подразделении в документ, если для пользователя, оформляющего документ, определена информация о подразделении в карточке пользователя.

Ввод нового документа копированием.

Тут все просто. Если пользователь уже вводил похожий документ, то его можно скопировать и после этого поправить изменившиеся данные. Проверить все реквизиты, уделив особое внимание, такому реквизиту, как дата.

Вот пять основных способов облегчить ввод однотипных документов и справочников. Обязательно используйте их в своей повседневной работе

Как быстро ввести значение реквизитов в 1С?

Вопрос: Подстановка кода в поле 1с

Есть поля - дата заезда, дата выезда и поле количество, куда должна попадать разность между первыми двумя значениями
в какое событие нужно добавить процедуру?

Ответ: В событии "ПриИзменении" поля ДатаВыезда:

Вопрос: Не работает автоматическая подстановка данных

Ответ:

Всем спасибо за отклики:
1) 1С:Предприятие 8.3 (8.3.4.437), Бухгалтерия для Украины: версия 2.0.4.3.
2) Специально для nsk1C : "У Вас всегда такая привычка смотреть туда, куда Вам не надо, в моем вопросе нет, ни единого слова за основную ставку НДС - это, во-первых, во-вторых внимательно ознакомьтесь с указом о запрете продуктов 1С в Украине, а потом уже пишите свои мысли.."

Спасибо, за ответ, но хотелось бы узнать поточнее где в коде это выставляется.

Вопрос: Поле ввода и Enter вконце

Ответ: () форма открывается, код передается - события не отрабатывают

Вопрос: Отчет СКД и табличное поле

Ответ: Поле табличного документа - это элемент формы (в него выводятся данные), который принадлежит реквизиту (формы) Табличный документ.
В табличный документ ты пишешь значение, а Поле табличного документа тебе это значение выводит.
Как записать туда значение?

Вопрос: Странно работает фокус на поле

Вешаю на Поле событие ПриИзменении со следующем кодом:

На ОкончаниеВводаТекста вешаю код

Все работает, но как то криво.

Фокус элемент получает но как то на половину, видно на картинке:

Стало после кода:

То есть пропала желтая рамка и оформление поля. Работает но не красиво, глаз цепляется.

Ответ: Ну если коротко, то при изменении номера, появляется форма литерности, где человек заполняет причину изменения, если форму человек просто закрывает, то возвращается старое значение, и фокус остается в поле. Может есть какие то другие идеи как это лучше сделать?

Вопрос: Поле таблицы формы

Доброго дня.
Есть стандартная форма выбора номенклатуры (ут11), в которой не отображается наименование, лишь артикул!

Пробовал вернуть стандартные настройки формы - безрезультатно, поле/колонка не отображается.

Конфигуратор:

У полей дин. списка стоит "ИспользоватьВсегда".
Даже отладка присозданииформы(), а также ПриОткрытии() показывает, что

Элементы.СписокРасширенныйПоискНоменклатура.ПодчиненныеЭлементы

имеются, все в режиме видимости и доступности, никаких функциональных опций нет!

Попробовал добавить своё поле с таким же путем к данным - тоже не отображается!
Час убил, а поле не появляется. Просьба помочь

Ответ:

тогда ой! просто у меня получилось перетащить поле наименование в другую группу и его не стало видно,
и по первой кнопке Еще оно не восстанавливалось, был уверен что вам поможет.

Вопрос: Как при выборе элемента справочника сделать отображение кода, а не наименование?

Ответ: Tklwegsd ,))) Да это именно вопрос

Сообщение от polax

Нельзя просто добавить поле Код в таблицу?

Вопрос: Поле выбора отбора в отчёте СКД

Для поля контрагенты внёс код такой, он делает внутренний отбор, а как для поля слева отобразить ВидСравнения и привязать его к Пользователям?

Ответ: Dethmontt , убираю код, есть только СКД и поле отборов на форме - пустой отчёт...

Добавлено через 1 час 50 минут
Dethmontt , разобрался, почему пустой отчёт при отборе скд был, стояло условие в запросе скд по пользователям - удалил его и всё заработало. Благодарю за подсказки)

Вопрос: Можно ли менять состав полей динамического списка без кода?

Поля с характеристиками можно сразу же использовать в отборах, сортировках, оформлении и выбирать для группировки. Всё работает. Но просто выбрать в качестве дополнительного поля невозможно (чтобы он встал рядом с ссылкой отдельным столбцом). Понятно, что с помощью кода это всё как-то там делается, но неужели это нельзя сделать без кода?
Куча настроечных элементов компоновки данных, которые можно разместить на форме, и нет возможности просто добавить поле? Или я делаю что-то не так?

Ответ: В общем как я не крутил колонок через компоновщик данных - добавить мне не удалось (Без кода). Скорее всего это и невозможно, так как за колонки отвечает не реквизит формы дс, а элемент формы, что логично. Компоновщик рулит данными - элемент формы - отображением(Колонок в том числе).
То есть без программного увеличения подчиненных элементов Элемента формы - поменять их не получится.
Всем спасибо.

Вопрос: Ввод на основании, сообщение поле в ТЧ не заполнено

Ответ: ОМГ он ругался на другое поле - просто эта колонка была скрыта) она при заполнении в интерфейсе копирутся из поля дата начала

Задание 1. Создание выпадающего списка

1. Откройте файл Ex03_1.xlsx .

2. На листе Прайс находится таблица товаров с ценами.

3. Задайте имена диапазонам с названием товара (Товар ) и таблице с прайсом (Таблица ) (рисунок 1). Имена диапазонов задаются для дальнейшего их использования в формулах и облегчения работы с диапазонами. Имя диапазона можно задать через поле имени ячейки или же в контекстном меню выбрать команду Присвоить имя (разумеется в том или ином случае диапазон ячеек должен быть предварительно выделен, как показано на рисунке 1).

Рисунок 1

4. На листе продажи в столбце Наименование товара создайте выпадающий список и заполните его данными.

Для создания выпадающего списка необходимо выделить ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выбрать на вкладке Данные кнопку Проверка данных (рисунок 2).

Рисунок 2

На первой вкладке Параметры из выпадающего списка Тип данных выбрать вариант Список и ввести в строчку Источник знак равно и имя диапазона с требуемыми данными (т.е. =Товар ) (рисунок 3). Нажмите ОК .

Результат создания выпадающего списка представлен на рисунке 4.

Если набор значений в источнике может изменяться, лучше вставлять или удалять данные в середине списка.

Рисунок 3

Рисунок 4

Знакомство с функциями ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС

Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в основном применяются для автоматической подстановки данных в таблицу из заданного диапазона.

Синтаксис функций

ПОИСКПОЗ (искомое_значение, массив, тип_сопоставления)

Массив - это блок, состоящий из одного столбца или од­ной строки.

Тип_сопоставления -это число -1, 0 или 1.

Если тип_сопоставления равен 1, то функция ПОИСКПОЗ находит наибольшее значение, которое меньше, чем искомое_значение или равно ему. Просматриваемый массив дол­жен быть упорядочен по возрастанию.

Если тип_сопоставления равен 0, то функция ПОИСКПОЗ находит первое значение, которое в точности равно аргументу искомое_значение. Просматриваемый массив может быть неупорядоченным.

Если тип_сопоставления равен -1, то функция ПОИСКПОЗ находит наименьшее значение, которое больше, чем искомое_значение, или равно ему. Просматривае­мый_массив должен быть упорядочен по убыванию.

Если тип_сопоставления опущен, то предполагается, что он равен 1 .

Функция ПОИСКПОЗ возвращает позицию искомого значения в массиве, а не само значение.

Функция ИНДЕКС имеет две формы. Мы рассмотрим только од­ну.

ИНДЕКС(таблица; номер_строки; номер_столбца)

Эта функция выбирает из прямоугольного блока (таблицы) элемент, задаваемый номерами строки и столбца, причем эти номера отсчитываются от левого верхнего элемента блока.

Давайте рассмотрим работу этих функций на конкретных примерах.

Задание 2. Знакомство с функцией ПОИСКПОЗ

С помощью функции ПОИСКПОЗ() определите позицию товара с наименованием «Иогурт» в диапазоне Товар . Для этого:

1. в электронной книге Ex03_1.xlsx перейдите на лист Прайс и установите курсор листа в любую свободную ячейку;

2. введите в эту ячейку формулу =ПОИСКПОЗ("Йогурт";Товар;0), т.е. мы указываем с помощью данной функции что нам необходимо найти элемент «Йогурт» (текстовое значение в функциях всегда указывается в кавычках) в диапазоне Товар , тип сопоставления 0 – точное совпадение;

3. нажмите Enter. В результате вы должны получить число 7 (рисунок 5).

Рисунок 5

Действительно, если посмотреть на диапазон Товар , то позиция йогурта соответствует этой цифре. При этом стоит помнить, что позиция значения в массиве, т.е. в заданном диапазоне, отсчитывается от начала диапазона. Получается, что если мы добавим в начале таблицы с данными новую строку, то значение «Йогурт» сместится на строку с номером 8, но диапазон Товар начинается со значения «Молоко», поэтому с начала диапазона позиция йогурта будет в любом случае соответствовать цифре 7 (рисунок 6).

Рисунок 6

Обратите внимание на то, что в качестве значения для функции ПОИСКПОЗ() можно указывать как само значение, так и имя ячейки, в которой находится это значение. Например, запись =ПОИСКПОЗ(A7;Товар;0) позволит получить аналогичный результат как и при использовании записи =ПОИСКПОЗ("Йогурт";Товар;0).

Задание 3. Знакомство с функцией ИНДЕКС

Напомним, что функция ИНДЕКС() выбирает из прямоугольного блока (таблицы) элемент, задаваемый номерами строки и столбца, причем эти номера отсчитываются от левого верхнего элемента блока.

С помощью функции ИНДЕКС() найдите в диапазоне Товар элемент расположенный на пятой позиции. Для этого:

1. в электронной книге Ex03_1.xlsx на листе Прайс установите курсор листа в любую свободную ячейку;

2. введите в эту ячейку следующую функцию =ИНДЕКС(Товар;5). Нажмите Enter. Результат представлен на рисунке 7.

Рисунок 7

Обратите внимание, что мы указали для функции ИНДЕКС только значения диапазона и номер строки. Номер столбца мы указывать не стали. Этот параметр является не обязательным если мы ищем значение в таблице (диапазоне) состоящей из одного столбца. Если же нам надо найти значение в таблице (диапазоне) состоящем из нескольких столбцов, тогда в формуле, для более точного поиска значения, необходимо указывать номер столбца.

В новой ячейке введите формулу = ИНДЕКС(Таблица;8;2). В результате вы найдете стоимость ветчины (рисунок 8).

Рисунок 8

Автоматическая подстановка данных

При работе с выпадающим списком можно автоматизировать ввод данных в таблице. Например, имеется прайс лист, содержащий названия товаров и их цену. Можно организовать выбор названия товара из списка и автоматическую подстановку цены товара в итоговую таблицу.

Автоматическая подстановка данных из справочной таблицы основывается на комбинированном использовании функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Задание 4. Комбинирование функций ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС

В электронной книге Ex03_1.xlsx на листе Продажи в колонке Цена , используя функции MS Excel, обеспечьте автоматическую подстановку стоимости товара с листа Прайс , в зависимости от выбранного из выпадающего списка значения на листе Продажи .

1. Установите курсор листа в ячейку С2 и введите в нее следующую формулу:

2. Нажмите Enter. В результате вы получите в ячейке С2 стоимость того товара, наименование которого указано в соседней колонке (рисунок 9). При выборе из выпадающего списка другого наименования товара значение цены будет изменяться соответствующим образом.

Рисунок 9

3. С помощью маркера автозаполнения продублируйте данную формулу до конца таблицы (рисунок 10).

Рисунок 10

Расшифруем данную формулу. Эта формула начинает работать с функции ПОИСКПОЗ, которая позволяет нам найти позицию значения из ячейки B2 на листе Продажи в диапазоне Товар с листа Прайс , и типом точности 0. Например, если воспользоваться списком товаров, который представлен на рисунке 10, то функция ПОИСКПОЗ ищет позицию хлеба, название которого указано в ячейке В2 из колонки Наименование товара в диапазоне Товар на листе Прайс . Эта позиция будет равна 3. Следовательно, в памяти компьютера введенная нами формула

=ИНДЕКС(Таблица; ПОИСКПОЗ(B2; Товар; 0); 2)

примет вид

=ИНДЕКС(Таблица;3; 2)

Параметр «3» – это результат работы функции ПОИСКПОЗ.

Далее вступает в работу функция ИНДЕКС, которая будет искать в диапазоне Таблица на листе Прайс значение, находящееся на пересечении третьей строки и второго столбца. (Напоминаем, что диапазон Таблица состоит из двух столбцов). Этим значением будет стоимость товара, в данном случае хлеба = 27.

Задание 5. Оформление итоговой таблицы

На листе Продажи в колонке Количество введите произвольные значения. Вычислите значения в колонке Итого .

Задание 6. Самостоятельное задание

Откройте файл Кадры.xls . Требуется автоматизировать изменение окладов на листе Кадры .

Например, требуется кого-то из менеджеров перевести и старшие менеджеры или консультанта перевести в грузчики. Требуется проделать эту операцию для четырех сотрудников. Вместе с должностью должен изменяться и оклад.

Создайте новый лист и назовите его Штат .

Скопируйте на лист Штат столбцы Должность и Оклад .

Удалите повторяющихся сотрудников. Для этого:

1. Выделите столбцы должность и оклад.

2. На вкладке Данные щелкните по кнопке Удалить дубликаты .

3. Удалите галочку из столбца Оклад .

4. Щелкните по кнопке Ok .

Для того, чтобы можно было изменять должности, на листе Кадры в колонке должности создайте выпадающий список. При этом потребуется менять и должностной оклад, для этого автоматизируем этот процесс так, чтобы при смене должности Excel сам менял оклад. Для этого используем функции: ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС.

Методические указания

1. Выделите на листе Штат диапазон должностей. Присвойте выделенному диапазону имя должность.

2. Выделите на листе Штат диапазон окладов. Присвойте выделенному диапазону имя оклад.

3. На листе Сотрудники встолбце Оклад введите формулу, которая бы искала на листе Штат вдиапазоне должность позицию соответствующую должности сотрудника, а затем из диапазона оклад листа Штат вставляла оклад, соответствующий найденной позиции.

4. После ввода формулы убедитесь, что полученный оклад действительно соответствует окладу должности сотрудника с листа Штат .

5. Измените оклад у гл. бухгалтера на листе Штат . Проверьте произошло ли изменение соответствующего оклада на листе Сотрудники .